Foire aux questions

Demokratian est une plateforme de vote et de participation démocratique en ligne conçue pour les organisations de toute taille : associations, copropriétés, coopératives, syndicats, partis politiques et entreprises.

Avec Demokratian, vous pouvez organiser des votes sécurisés, prendre des décisions collectives et gérer des processus participatifs de manière entièrement numérique, sans avoir besoin de réunions en présentiel.

Demokratian est pensé pour toute organisation ayant besoin de prendre des décisions de manière collective et transparente :

• Associations et ONG — assemblées et élections du conseil d’administration
• Copropriétés — votes de travaux, budgets et règlements
• Coopératives — approbation des comptes, admission des sociétaires, décisions stratégiques
• Syndicats et collectifs — consultations des adhérents, négociations collectives
• Entreprises — sondages internes, décisions d’équipe, vote des actionnaires
• Partis politiques et mouvements sociaux — primaires, référendums internes

La différence fondamentale réside dans la Légitimité et la sécurité du vote :

• Recensement des électeurs — seules les personnes autorisées votent ; n’importe qui ne peut pas voter simplement avec le lien

• Un vote par personne — le système garantit que chaque membre ne peut voter qu’une seule fois

• Traçabilité — registre d’audit complet : qui a voté et quand (sans révéler le contenu du vote si le vote est anonyme)

• Résultats avec garanties — procès-verbal automatique téléchargeable, scellé et vérifiable, consignant la décision prise

• Configuration juridique — quorums, majorités requises, délais de vote et conformité au RGPD

En résumé : Google Forms est un sondage d’opinion ; Demokratian est un vote avec une valeur juridique réelle.

Le processus est simple et se déroule en quatre étapes :

1. Créez le vote — définissez le titre, la question ou les candidatures, le type de vote et la période

2. Invitez les électeurs — importez le recensement depuis Excel ou ajoutez les membres manuellement ; et si vous le souhaitez, le système peut leur envoyer l’invitation par e-mail

3. Les membres votent — depuis n’importe quel appareil, au moment de leur choix dans le délai imparti

4. Obtenez les résultats — à la clôture, les résultats sont immédiats et vous pouvez télécharger le procès-verbal officiel

Non. Demokratian fonctionne entièrement dans le navigateur, aussi bien pour les administrateurs que pour les électeurs. Aucune installation d’application ou de plugin n’est requise.

Les électeurs peuvent voter depuis un mobile, une tablette ou un ordinateur avec n’importe quel navigateur moderne (Chrome, Firefox, Safari, Edge).

Oui. La plateforme propose deux modalités :

• Vote anonyme standard : le système enregistre que le membre a participé, pour éviter les doublons, mais ne conserve aucun lien entre l’identité du votant et le contenu de son vote : le bulletin est stocké sous un identifiant aléatoire. Ni l’administrateur de votre organisation ni aucun tiers ne peuvent savoir ce que chaque personne a voté.

• Vote dynamique (type débat) : permet de rectifier son vote tant que le débat est ouvert. Pendant ce temps, le système conserve une association technique chiffrée avec le profil de l’utilisateur ; après la clôture et une période de sécurité de 30 jours (pour d’éventuelles contestations), les enregistrements sont anonymisés automatiquement et cette association disparaît de manière irréversible.

Ce que nous ne promettons pas : le secret est garanti vis-à-vis de l’organisation qui convoque et des tiers, pas vis-à-vis de quiconque aurait le contrôle du serveur à l’instant même où le vote est émis. Demokratian, en tant qu’opérateur de la plateforme, s’engage à ne pas accéder à cette information et le déclare dans ses conditions ; c’est un engagement de service, pas une impossibilité technique. Fermer ce dernier scénario exigerait de chiffrer le bulletin dans le navigateur du votant avec une clé répartie entre les délégués, ce qui n’est pas implémenté.

La modalité se choisit à la création de chaque vote.

Vote nominatif (non secret) : dans certaines offres, l’administrateur peut décider, pour un vote précis, que chaque bulletin soit rattaché au nom de la personne qui l’a déposé. C’est uniquement pour les cas où la loi ou les statuts exigent de savoir comment chaque membre a voté, comme un conseil d’administration, une assemblée d’actionnaires ou d’associés, un conseil de fondation ou une copropriété. Les votants en sont clairement avertis avant de voter, et la liste de ce qu’a voté chaque personne n’est visible que par les personnes de la liste électorale et les administrateurs, jamais sur la page publique. Il ne doit pas servir à élire des personnes à des postes ni dans les votes où le secret protège le votant.

Demokratian est conçu avec la sécurité comme priorité :

• Chiffrement TLS/HTTPS de toutes les communications.

• Arbre d’intégrité : chaque bulletin génère une empreinte cryptographique (SHA-256) et les empreintes se combinent jusqu’à un sceau unique du vote. Modifier, ajouter ou retirer un seul bulletin change ce sceau et la manipulation devient visible. N’importe qui peut le recalculer à partir de la liste publique des votes.

• Horodatage par un tiers : à la clôture du dépouillement, le sceau est envoyé à une autorité d’horodatage indépendante, qui atteste que ce résultat existait à cette date. Ce n’est pas la plateforme qui fixe la date.

• Séparation de l’identité et du vote : dans les votes anonymes, le bulletin est conservé sous un identifiant aléatoire, sans lien avec le compte du votant.

• Journal d’audit des actions pertinentes, horodaté, et portail pour les délégués.

• Contrôle d’accès : seule la liste électorale vote ; les liens de vote sont personnels et à usage unique.

Ce que ces mesures garantissent et ce qu’elles ne garantissent pas est expliqué dans « Que ne permettent PAS de vérifier ces outils ? ».

Les données de votre organisation et des votes sont stockées sur des serveurs situés en Espagne, tandis que les services d’envoi d’e-mails et l’infrastructure auxiliaire sont hébergés en Irlande (AWS). Toute l’infrastructure se trouve au sein de l'Union européenne et respecte strictement le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

En vous inscrivant et en créant votre site de vote sur Demokratian, vous acceptez expressément nos conditions légales, qui incluent le Contrat de Traitement des Données (DPA) régi par l’article 28 du RGPD. De cette manière, votre organisation agit en tant que Responsable du Traitement et Demokratian en tant que Sous-traitant, sans qu’aucune démarche ou signature manuelle supplémentaire ne soit nécessaire.

Vous pouvez demander à tout moment l'exportation de vos données. En cas de demande de suppression ou à la fin du service, les données seront supprimées du système actif et conservées dûment bloquées et chiffrées pendant la période légalement établie, uniquement pour répondre à d’éventuelles responsabilités légales ou contestations, après quoi il sera procédé à leur effacement définitif.

Oui. Lorsque vous confirmez votre vote, un code de vérification s’affiche : c’est l’identifiant de votre bulletin. Conservez-le. Quand la liste des votes sera publiée, à la clôture du dépouillement, vous pourrez le coller dans le moteur de recherche de cette liste et voir votre bulletin tel qu’il a été enregistré, avec son état d’intégrité.

Le code est une valeur aléatoire sans lien avec votre compte : le fait de l’avoir vous permet de retrouver votre vote, et le fait que personne d’autre ne l’ait le maintient secret. Ne le partagez pas.

Sans dépendre de personne, et sans avoir besoin d’un compte :

• Vérifiez le procès-verbal en votre possession. Le PDF des résultats porte un code QR et une adresse web. En l’ouvrant, vous pouvez téléverser ce même PDF : le système calcule son empreinte numérique et vous indique s’il correspond exactement au document scellé à la clôture du dépouillement. Si quelqu’un avait changé une virgule, il ne correspondrait pas.

• Comparez le sceau. Le sceau du dépouillement figure sur la page publique du vote. C’est le même que celui du procès-verbal et celui qu’une commission de transparence peut conserver.

• Consultez la liste des votes. Elle est publiée à la clôture du dépouillement, avec tous les bulletins et leur état d’intégrité.

À la clôture du dépouillement, le sceau du vote est envoyé à une autorité d’horodatage indépendante, qui renvoie une marque temporelle signée par elle.

Cela atteste que ce résultat existait déjà à cette date et à cette heure, et qu’il n’a pas été construit après coup. La date n’est pas apposée par la plateforme : elle l’est par un tiers.

Elle figure sur la page publique du vote et sur le portail de vérification, à côté du sceau.

Oui, et c’est bien l’objectif : qu’il ne soit pas nécessaire de nous croire.

La liste des votes publie, pour chaque bulletin, son identifiant, son contenu et son empreinte individuelle. Avec ces données, vous pouvez refaire le calcul complet jusqu’au sceau et le comparer à celui qui est publié.

Les étapes exactes se trouvent dans la liste des votes elle-même, à la section Comment recalculer la racine par vous-même ? : la formule de chaque empreinte, l’ordre dans lequel elles se combinent et comment elles s’apparient jusqu’à obtenir une valeur unique. Il suffit d’un outil capable de calculer SHA-256.

Autant le dire clairement, car une garantie qui n’est pas tenue est pire que pas de garantie du tout. Ce qui est vérifié, c’est que les bulletins n’ont pas été touchés depuis leur émission, et que le résultat publié en découle. Ne sont pas vérifiés :

• Qui avait le droit de voter. La liste électorale est décidée par l’organisation ; la chaîne n’en dit rien.

• Un vote qui n’est jamais entré dans le système. On compare ce qui est enregistré à ce qui est scellé ; ce qui n’a pas été enregistré ne laisse aucun vide visible.

• À qui correspond chaque bulletin. C’est délibéré : les identifiants sont aléatoires et indépendants de la personne qui vote.

• Ce qui se passe sur le serveur à l’instant du vote. Quiconque contrôle le serveur pendant que le vote est ouvert pourrait associer votant et bulletin avant l’enregistrement. C’est pourquoi le secret vis-à-vis de l’opérateur de la plateforme est un engagement déclaré dans ses conditions, pas une garantie cryptographique ; vis-à-vis de l’organisation et des tiers, c’en est une.

Seulement qu'une personne disposant de ce compte s'est identifiée sur Demokratian, et quand. Le fournisseur ne sait pas dans quelle organisation vous entrez et ne voit rien des votes : ni la liste électorale, ni les bulletins, ni les résultats. Ce traitement n'a lieu que si vous choisissez d'appuyer sur le bouton ; avec un identifiant et un mot de passe, aucun tiers n'intervient.

En retour, Demokratian reçoit du fournisseur votre adresse e-mail et un identifiant de compte, et les utilise uniquement pour vérifier que vous figurez déjà dans la liste électorale avec cette même adresse. Google et Microsoft sont certifiés dans le cadre du Data Privacy Framework UE-États-Unis, qui fonde ce transfert ; nous le détaillons dans la politique de confidentialité.

Demokratian propose plusieurs forfaits adaptés à la taille et aux besoins de votre organisation. Les principales différences sont :

• Nombre de membres — chaque forfait a une limite d’électeurs actifs par organisation
• Votes simultanés — les forfaits supérieurs permettent d’avoir plusieurs votes ouverts en même temps
• Fonctionnalités avancées — l’exportation des résultats, les analyses, la messagerie interne et les groupes de travail sont disponibles à partir de certains forfaits
• Support — tous les forfaits incluent un support par e-mail ; les forfaits supérieurs ajoutent un support prioritaire

Consultez la page des tarifs pour voir les détails de chaque forfait.

Oui. Vous disposez de deux options pour tester la plateforme :

• Forfait Free (Gratuit) : Vous pouvez créer votre compte de manière 100 % gratuite et sans limite de temps, sans avoir à renseigner de carte de crédit ou de données de paiement. Vous aurez accès aux fonctionnalités de base pour réaliser vos votes.

• Forfaits payants : Si vous décidez de vous abonner à un forfait supérieur, les données de paiement seront demandées lors de la souscription. Néanmoins, tous nos forfaits payants bénéficient d’une garantie de remboursement de 14 jours : si au cours des deux premières semaines le service ne correspond pas à vos attentes, nous vous remboursons l’intégralité du montant.

Oui. Vous pouvez gérer les modifications de votre abonnement directement depuis votre panneau d’administration à tout moment :

• Passer à un forfait supérieur (Upgrade) : Si vous avez besoin de plus de capacité ou de fonctionnalités, vous pouvez choisir entre deux options :

  • Changement immédiat : Le nouveau forfait est activé sur-le-champ et un nouveau cycle de facturation commence à compter de ce jour même.

  • À la fin de la période en cours : Le nouveau forfait programmé entrera en vigueur automatiquement juste à la fin de votre cycle de facturation actif.

• Passer à un forfait inférieur (Downgrade) : Le passage à un forfait inférieur ou au Forfait Free s’appliquera toujours au début du cycle de facturation suivant, vous permettant de profiter des avantages de votre forfait actuel jusqu’à l’échéance de la période souscrite.

Presque. La marque blanche retire la marque Demokratian de l'interface de votre espace, des e-mails, des SMS et des documents générés, et sort votre site de l'annuaire public. Il reste deux exceptions qui ne dépendent pas de nous :

• Les mentions légales obligatoires (mentions légales, conditions, confidentialité, cookies et accessibilité), accessibles depuis le pied de toutes les pages : elles identifient le prestataire du service.

• L'écran de consentement de Google et Microsoft, si votre site propose la connexion avec ces comptes : « Demokratian » y apparaît, car les fournisseurs ne permettent pas de le personnaliser par site. C'est pourquoi l'activation de la marque blanche désactive cette connexion par défaut ; vous pouvez la réactiver dans la configuration du site si vous préférez le confort à la discrétion.

Le prélèvement s’effectue de manière mensuelle, sans engagement de durée. Pour chaque paiement, vous recevrez automatiquement la facture correspondante, parfaitement valide pour la comptabilité de votre organisation.

Le paiement des abonnements s’effectue en ligne de manière sécurisée via notre passerelle de paiement intégrée, qui accepte les principales cartes de crédit et de débit (Visa, Mastercard, American Express) ainsi que d’autres modes numériques rapides (tels qu’Apple Pay ou Google Pay, selon disponibilité). Le débit est traité automatiquement au début de chaque période mensuelle.

Si vous devez souscrire un forfait Sur mesure (On Demand) ou un développement personnalisé, nous disposons de l’option de paiement par virement bancaire. Contactez-nous pour plus de détails.

Oui. Vous pouvez annuler votre abonnement depuis le panneau d’administration à tout moment, sans engagement ni pénalité.

• Période active : En cas d’annulation, vous continuerez à profiter des avantages de votre forfait jusqu’à la fin de la période mensuelle déjà réglée.

• Après l’échéance : Votre site de vote deviendra inactif (ou reviendra aux conditions du Forfait Free). Vous disposerez d’un délai pour consulter ou exporter vos données et recensements.

• Conservation légale des données : Une fois ce délai de grâce écoulé, les données actives de l’abonnement seront supprimées de l’environnement de travail et conservées bloquées et chiffrées pendant la période légalement établie (uniquement accessibles pour répondre à d’éventuelles contestations ou exigences légales), après quoi il sera procédé à leur effacement définitif.

Un vote est le processus principal de Demokratian. Il consiste à poser une ou plusieurs questions à un groupe de personnes (le recensement) afin que chacune exprime sa réponse (vote) dans un délai imparti.

Il peut s’agir d’un choix entre candidats, d’une approbation par oui/non, d’un classement par préférences ou d’une consultation à choix multiples.

Le recensement est la liste des personnes autorisées à voter lors d’un vote précis. Seules les personnes inscrites sur le recensement peuvent exprimer leur vote.

Vous pouvez gérer le recensement en important une feuille Excel, en ajoutant des membres manuellement ou en vous synchronisant avec l’annuaire des membres de votre organisation.

Le quorum est le nombre minimum de votes qui doivent être exprimés pour que le vote soit valide. Si le quorum n’est pas atteint, le vote n’a pas d’effet même s’il existe une majorité claire.

Sur Demokratian, vous pouvez configurer le quorum sous forme de pourcentage du recensement ou en nombre absolu de participants, selon ce que prévoient vos statuts.

Oui, le système gère la communication de votre processus de bout en bout. Si votre forfait le permet, vous pouvez lancer des convocations massives à l’ensemble de votre recensement électoral et programmer des rappels automatiques destinés exclusivement aux personnes n’ayant pas encore voté.

De plus, vous disposez d’un tableau de bord de suivi des livraisons en temps réel vous permettant de vérifier quels e-mails ont été correctement remis et de détecter d’éventuels rejets avant la fin du scrutin.

Absolument. Selon le forfait choisi, vous pouvez personnaliser l’environnement de vote afin qu’il reflète à 100 % l’identité visuelle de votre organisation :

• Votre propre domaine ou sous-domaine (ex. votes.monorganisation.org).

• Votre logo, favicon et couleurs d’entreprise.

• Adresse e-mail d’expéditeur personnalisée.

Pour vos votants, l’expérience sera totalement native : ils voteront sur votre propre site institutionnel en toute confiance.

Elle ajoute une couche supplémentaire de protection renforcée en demandant un second facteur de vérification (code temporaire ou SMS) lors de la connexion, en plus du mot de passe habituel.

C’est une fonctionnalité fortement recommandée pour les processus à fort enjeu (élections syndicales, conseils d’administration, modifications statutaires), garantissant qu’aucun compte compromis ne puisse remettre en cause la validité du résultat.

Les groupes de travail sont des sous-ensembles de membres au sein de votre organisation qui collaborent sur des projets ou des domaines spécifiques. Vous pouvez créer des votes ou des consultations destinés uniquement aux membres d’un groupe précis.

Cette fonctionnalité est disponible dans les forfaits intermédiaires et supérieurs.

C’est un espace exclusif permettant aux auditeurs, notaires, syndicats ou commissions électorales de superviser la transparence du processus en temps réel sans pouvoir modifier aucune donnée.

• Garantie légale maximale : Facilite l’audit continu exigé par les statuts ou la réglementation en vigueur.

• Accès sécurisé et indépendant : Permet le contrôle externe sans avoir à partager les identifiants d’administration.

Oui. Chaque processus électoral dispose de sa propre landing page avec une URL indépendante, une image de couverture, un en-tête explicatif et une traduction multilingue automatique.

Vous pouvez configurer l’affichage préalable des candidatures, la publication des résultats à la clôture ou la mise en valeur du vote sur la page d’accueil de votre portail. C’est la vitrine idéale pour donner de la visibilité aux processus participatifs, budgets ouverts ou consultations citoyennes.

Le procès-verbal de vote est le document officiel que Demokratian génère automatiquement à la clôture de chaque processus. Il sert de preuve numérique et de support documentaire pour les décisions adoptées et comprend :

• Données du processus : Titre, période de vote, questions posées ou candidatures.

• Indicateurs de participation : Nombre total de personnes ayant le droit de voter (recensement) et pourcentage de participation.

• Résultats : Détail complet du décompte des voix.

• Validation des règles : Vérification automatique du quorum et des majorités requises.

• Intégrité et audit cryptographique : Inclut la racine de Merkle (empreinte numérique cryptographique du processus), horodatée à la clôture par une autorité indépendante. Quiconque peut recalculer le dépouillement à partir des bulletins publiés et vérifier que le vote n’a pas été altéré par la suite.

Le procès-verbal est téléchargeable au format PDF, scellé et vérifiable, et sert de pièce justificative des décisions prises en assemblées, conseils d’administration ou audits internes.

Si votre processus électoral nécessite de prendre plusieurs décisions consécutives ou d’organiser différents tours de scrutin, les séries vous permettent de les enchaîner dans un flux de travail unique et simple pour l’utilisateur.

• Expérience fluide : Le votant voit une barre de progression visuelle et, lorsqu’il termine un vote, la plateforme le redirige automatiquement vers le suivant.

• Sans dispersion : Évite de coordonner des liens indépendants par e-mail ou de perdre de la participation entre les tours.

Toutes les décisions ne se prennent pas selon le principe "une personne, une voix". Grâce à la fonction de vote pondéré, vous pouvez attribuer une valeur ou un coefficient différent à chaque catégorie de votant (ex. actionnaires selon leur pourcentage de capital, représentants avec un nombre différent de délégations, ou membres fondateurs).

La plateforme applique ces poids de manière automatique et instantanée lors du décompte. C’est la solution parfaite pour :

• Les assemblées d’actionnaires et décisions d’entreprise.

• Les coopératives et copropriétés.

• Les ordres professionnels et fédérations.

Nous nous adaptons aux règles d’élection de votre organisation. Au lieu de vous imposer un modèle unique, vous pouvez choisir parmi plusieurs systèmes de décompte :

• Vote simple ou multiple : Choix standard en cochant une ou plusieurs options.

• Méthodes Borda et Dowdall : Classement par ordre de préférence pour rechercher un consensus.

• Scrutin uninominal transférable (STV) : Système proportionnel avancé pour l’élection de plusieurs sièges.

• Sondages et débats : Outils pour consulter votre communauté ou débattre des propositions avant le vote formel.

La plateforme effectue le calcul de manière automatisée et génère des procès-verbaux publics avec une totale transparence algorithmique.